Allestimenti Fiere in 8 passi per l’Event Manager (con checklist!)

Sei un Event Manager e ti stai chiedendo quali aspetti dovresti valutare prima di preparare gli allestimenti fiere della tua azienda durante un evento di settore? Ho identificato otto passi imprescindibili da prendere in considerazione, ognuno con una checklist da seguire!

1. Obiettivi dell’azienda

Identifica gli obiettivi specifici che la tua azienda vuole raggiungere partecipando alla fiera, come ad esempio aumentare le vendite, creare consapevolezza del marchio o stabilire contatti con nuovi partner commerciali:

• Comprendere la missione dell'azienda: in qualità di event manager dovresti avere una buona conoscenza della mission, della vision e dei valori aziendali.
• Analizzare il mercato: valuta il mercato di riferimento e le tendenze del settore, in questo modo, puoi capire le opportunità e le sfide che affronterai e definire gli obiettivi in base alle esigenze del mercato.
• Identificare i punti di forza dell'azienda e cercare di sfruttarli.
• Analizzare la concorrenza e valutare le loro strategie di marketing e comunicazione. In questo modo puoi definire gli obiettivi in modo da differenziarti dalla concorrenza.
• Coinvolgere il team: uno dei compiti dell'event manager dovrebbe essere quello di coinvolgere il team nella definizione degli obiettivi, in modo da assicurare il loro supporto e il loro impegno per il successo della partecipazione agli allestimenti fiere.
• Definire obiettivi SMART: gli obiettivi dovrebbero essere Specifici, Misurabili, rAggiungibili, Rilevanti e definiti nel Tempo. In questo modo potrai valutare i risultati e migliorare le strategie future.

• Analizzare i prodotti/servizi dell'azienda e capire a quale tipo di pubblico si rivolgono. Ad esempio, se l'azienda produce attrezzature sportive, il pubblico target potrebbe essere costituito da appassionati di sport e atleti.
• Analizzare il mercato di riferimento e le tendenze del settore. In questo modo si può capire le caratteristiche del pubblico target e definire le strategie di marketing e comunicazione per raggiungerlo.
• Analizzare la concorrenza e valutare il pubblico target dei loro allestimenti fiere di settore. Definire in questo modo gli obiettivi differenziando l’offerta da quella della concorrenza e raggiungere il pubblico target in modo efficace.
• Valutare il profilo dei visitatori degli stand fiere, come il loro background, gli interessi, l’età, il genere e la professione. Queste informazioni possono aiutare a definire meglio le strategie di marketing e comunicazione.
• Creare profili dei buyer persona, cioè personificazioni del pubblico target, per comprendere meglio le loro caratteristiche e le loro esigenze.

• Analizzare il layout della fiera e valutare le posizioni disponibili per lo stand dell'azienda. In questo modo è possibile scegliere la posizione più adatta in base alla strategia di posizionamento.
• Valutare la posizione degli stand fiere dei concorrenti e cercare di dislocare il proprio stand in modo da differenziare l'azienda dalla concorrenza.
• Identificare i punti di forza dell'azienda e collocare lo stand fieristico in modo da metterli in evidenza. Ad esempio, se l'azienda ha un prodotto innovativo, dovrebbe puntare a stand fieristici innovativi in una posizione visibile e accessibile.
• Posizionare lo stand in una posizione che sia facilmente raggiungibile dal pubblico di riferimento. Ad esempio, se il pubblico è costituito da professionisti, lo stand dovrebbe essere posizionato in una zona riservata agli espositori del settore.
• Scegliere il formato dello stand fiera in base al posizionamento scelto. Ad esempio, se lo stand è posizionato in una zona trafficata, potrebbe essere adatto un formato aperto e accogliente, mentre se lo stand è posizionato in una zona più riservata, potrebbe essere adatto un formato più intimo e discreto.
• Definire la comunicazione visiva così da attirare l'attenzione del pubblico e comunicare il posizionamento dell'azienda in modo efficace.

4. Design dello stand fieristico

Crea un design accattivante e coinvolgente per lo stand, in modo da attirare l'attenzione del pubblico e trasmettere il messaggio dell'azienda:

• Analizzare il posizionamento dello stand e valutare le caratteristiche del luogo in cui sarà esposto per scegliere il design più adatto in base alla visibilità, alla luce, alla posizione e alla concorrenza.
• Segui gli obiettivi definiti come guida per la scelta degli allestimenti fiere. Ad esempio, se l'obiettivo dell'azienda è quello di aumentare la visibilità del brand, il design degli stand fiere dovrebbero essere accattivanti e visivamente impattanti.
• Pensa il design dello stand fiera in base alle preferenze e ai gusti del pubblico di riferimento. Ad esempio, se il pubblico target è costituito da professionisti del settore, il design dello stand dovrebbe essere più sobrio e professionale.
• Scegliere i materiali più adatti al design dello stand. Ad esempio, se si desidera creare un'atmosfera calda e accogliente, potrebbe essere adatto utilizzare materiali come il legno e il tessuto.
• Definire la comunicazione visiva in modo da attirare l'attenzione del pubblico e comunicare in modo efficace i messaggi dell'azienda. Ad esempio, potrebbe essere adatto utilizzare allestimenti fieristici con pannelli informativi, schermi digitali, display e altri elementi grafici.
• Considerare l'esperienza del visitatore durante la visita allo stand e scegliere il design in base a come egli si muoverà all'interno dello spazio. Ad esempio, potrebbe essere adatto utilizzare un percorso espositivo per guidare il visitatore all'interno dello stand.

5. Attività promozionali

• Fare una lista dei materiali e dei prodotti che l'azienda vuole portare alle fiere di settore, specificando per ciascun articolo il peso, il volume e le specifiche tecniche.
• Scegliere il metodo di trasporto più adatto alle esigenze dell'azienda, considerando la quantità di materiali e prodotti da trasportare e la distanza tra la sede dell'azienda e la fiera. Si potrebbe scegliere di utilizzare un'azienda di trasporti specializzata, una compagnia di spedizioni, un servizio di corriere espresso o un automezzo dell'azienda stessa.
• Valutare i costi del trasporto e confrontare le diverse opzioni disponibili, scegliendo quella più conveniente in base al budget dell'azienda.
• Pianificare i tempi di consegna dei materiali e dei prodotti, coordinandosi con la società di trasporti o il corriere espresso. In questo modo, può garantire che i materiali e i prodotti arrivino in tempo per gli allestimenti fiere.
• Organizzare la sistemazione dei materiali e dei prodotti all'interno dell'area espositiva, in modo da massimizzare lo spazio disponibile e garantire la loro visibilità. Potrebbe risultare utile utilizzare scaffalature, box, vetrine o espositori per presentare i prodotti in modo efficace.
• Prevedere l'eventuale restituzione dei materiali e dei prodotti non utilizzati durante la fiera, organizzando la logistica per il loro trasporto.

7. Monitora il budget degli allestimenti fiere

Tutti i punti precedenti ovviamente devono rispettare il budget disponibile per la partecipazione alla fiera, cercando di massimizzare l'efficacia degli investimenti fatti. Sia che si tratti di un allestimento stand fiera fai da te, con magari stand portatili per fiere economici, o uno spazio prestigioso in un grande padiglione, ecco che cosa dovrai fare:

• Definire un budget realistico per la partecipazione all’evento e gli allestimenti fieristici, considerando tutti i costi, compresi il noleggio dello spazio, l'allestimento dello stand fieristico, il trasporto dei materiali, le spese per il personale, le attività promozionali ecc.
• Un altro modo per massimizzare l'efficacia degli investimenti dell'azienda è quello di pianificare in anticipo, definendo un piano dettagliato per gli allestimenti fiere e cercando di prevedere tutte le possibili spese, al fine di evitare sorprese e imprevisti.
• Ottimizzare lo spazio a disposizione dello stand, evitando di lasciare spazi vuoti e puntando sull'originalità e sulla creatività nell'allestimento.
• Scegliere le attività promozionali giuste per coinvolgere il pubblico, privilegiando attività che siano in linea con gli obiettivi dell'azienda e che siano in grado di attirare l'attenzione del pubblico di riferimento in modo efficace.
• Collaborare con fornitori affidabili e di qualità per evitare eventuali sorprese negative e per assicurare il massimo risultato con il budget a disposizione.
• Infine, misurare i risultati della partecipazione alla fiera per valutare l'efficacia degli investimenti dell'azienda e capire come poter migliorare in futuro.

• Sondaggi o interviste per capire meglio le esigenze e le preferenze del pubblico, nonché valutare il livello di soddisfazione dei visitatori rispetto allo stand dell'azienda.
• Misurazione del traffico nello stand fiera, tenendo traccia del numero di visitatori, delle ore di punta, del tempo medio di permanenza, delle attività più frequentemente svolte e dei prodotti più richiesti.
• Utilizzare metriche di vendita per monitorare il successo dell'evento, valutando il numero di contatti commerciali generati, il numero di lead e il tasso di conversione in vendite.
• Sfruttare i social media per monitorare l'interazione degli utenti con il marchio dell'azienda, valutando i commenti, le condivisioni, le valutazioni e le recensioni.
• Valutare l'esperienza dell'utente allo stand dell'azienda, raccogliendo feedback diretti dai visitatori, per capire i punti di forza e di debolezza dell'allestimento.

Teca olografica per stand fiera

Conclusioni

Adottare tutte o parte di questi strumenti e strategie ti consentiranno di valutare il successo dell'evento e di migliorare le strategie future dell'azienda. In questo modo sarà possibile massimizzare l'efficacia degli investimenti e garantire il massimo ritorno sull'investimento per l'azienda. Chiedi un consiglio a un esperto di Vetrina Digitale, potrà suggerirti la soluzione migliore per i tuoi prossimi allestimenti fiere!