Allestimento fiere e manifestazioni: il piano d’azione + bonus finale

Il responsabile degli eventi di un'azienda deve prestare particolare attenzione nell'allestimento fiere e manifestazioni di settore, assicurandosi che tutti gli aspetti dell'evento siano ben pianificati e organizzati, partendo dalla definizione dell'obiettivo dell'evento: è importante che chiarisca i risultati che l'azienda si aspetta di ottenere, e come l'evento contribuirà alla sua strategia di marketing.

Al di là degli ovvi aspetti commerciali - aiutare l'azienda a trovare nuovi clienti e partner commerciali, aumentare le vendite e migliorare la visibilità del marchio - un evento ben organizzato ha un grande impatto sull'immagine dell'azienda, contribuendo a migliorarne la reputazione, così come un evento disorganizzato o mal gestito può avere l'effetto opposto.

Ogni evento - in particolare le fiere di settore - richiede una pianificazione minuziosa e una gestione attenta dei dettagli. Il responsabile degli allestimenti fieristici deve essere avere sotto controllo tutti gli aspetti dell'evento, dalla selezione del luogo alla stesura del programma, dalla scelta dei fornitori alla comunicazione con gli ospiti.

La cura nell'organizzazione di stand fieristici e altre manifestazioni corporate è fondamentale perché consente di migliorare l'immagine dell'azienda, raggiungere i propri obiettivi commerciali e garantire agli ospiti un’esperienza memorabile.

La scelta della location per l’allestimento fiere e manifestazioni

A meno che tu non debba partecipare a una o più fiere di settore - dove dovrai occuparti solo del tuo stand fieristico - per scegliere la location più adatta al tuo evento dovrai valutare tutta una serie di fattori.

Dovrai scegliere una location adatta al tipo di evento che stai organizzando, ad esempio per il lancio di un nuovo prodotto non sfrutterai la stessa location dove organizzare una conferenza o un kick-off meeting. Ecco alcuni aspetti fondamentali da considerare per la scelta della location ideale:

• Deve essere facilmente accessibile per gli ospiti, ovvero comodamente raggiungibile sia in auto che in treno o in aereo, e con un adeguato numero di parcheggi.
• Deve ospitare il numero di ospiti previsto per l'evento, compresi i posti a sedere e gli spazi per pause, rinfreschi e tutte le attività previste.
• Deve fornire tutte le attrezzature e i servizi necessari per l'evento, come l'adeguata attrezzatura audio e video, l’illuminazione e una connessione internet affidabile.
• Deve rispettare le norme di sicurezza vigenti e deve essere in grado di adattarsi alle esigenze degli ospiti e dell'evento.

Solo, stai attento a non bruciare tutto il budget per la migliore delle location: in ogni allestimento fiere e manifestazioni aziendali il giusto compromesso è spesso la scelta migliore.

La programmazione dell’evento

La prima domanda che devi porti è: «In quale modo posso raggiungere l’obiettivo fissato per questo evento?». Riepiloga nella tua mente quali sono gli obiettivi e come il programma può contribuire a raggiungerli.

Inoltre, se per esempio l'obiettivo fosse quello di acquisire nuovi clienti, il programma dovrebbe includere sessioni di networking e presentazioni dei prodotti e servizi dell'azienda, e dovrebbe essere capace di attrarre e intrattenere il pubblico di riferimento; se l'evento è invece rivolto ai clienti acquisiti, il programma dovrebbe includere sessioni di formazione e workshop sui prodotti che già conoscono.

Anche l’aspetto logistico è importante nell’allestimento fiere e manifestazioni, come la disposizione dei tavoli e delle sedie per le sessioni, la disponibilità delle attrezzature e del personale tecnico per ogni evenienza, e la pianificazione degli intervalli e delle pause.

Non ne abbiamo ancora parlato, ma naturalmente perché l’evento sia un successo anche la promozione non può essere assolutamente sottovalutata: capire il periodo ideale per iniziare a farla, attraverso quali canali, come fare per attirare l'attenzione massima del pubblico e generare interesse per l'evento.

I servizi che decretano il successo del tuo evento

Da’ ancora un’occhiata al tuo budget per capire fin dal principio entro quali limiti il tuo programma potrà essere sviluppato, non solo per quanto riguarda la scelta di relatori e fornitori, ma anche dei servizi: l'allestimento fiere e manifestazioni passa spesso anche dalla calcolatrice!

Partiamo dallo stand in fiera: opterai per un padiglione di grandi dimensioni o per semplici stand portatili per fiere? Intendi essere seguito da professionisti specializzati o arrangiarti con un allestimento stand fiera fai da te? Per deciderlo dovrai valutare gli spazi di cui avrai bisogno per il tuo stand fieristico, ad esempio se devi esporre grossi macchinari, o se intendi organizzare gruppi di networking o un'area VIP. Accertati dell'accessibilità per disabili e la posizione.

Inoltre anche i materiali per gli allestimenti fiere di settore possono essere di mille tipi: se non ne hai già, avrai bisogno di acquistare o noleggiare accessori come vele, cartelloni, gadget ecc.

Parliamo ora dei servizi di intrattenimento. Dovrai considerare il tipo di intrattenimento da offrire, la qualità dell'intrattenimento e i costi. Accerta la disponibilità di attrezzature audio e video e valuta le opzioni per l'intrattenimento durante gli intervalli.

Un servizio che può aiutarti molto a distinguerti è il catering: devi decidere il tipo di cibo da servire, la sua qualità e quantità e i costi per gli operatori. Non scordiamo le bevande e le alternative per gli ospiti con esigenze alimentari speciali.

Eventualmente, dovrai considerare le misure necessarie per garantire la sicurezza dei tuoi ospiti e delle attrezzature.

Allestimento fiere e manifestazioni per una comunicazione ottimale

Tutti i punti precedenti devono essere coordinati per perseguire l’obiettivo dell’evento, che nella maggior parte dei casi è quella di comunicare: un allestimento fiere e manifestazioni efficace punta a comunicare il proprio brand, le proprie offerte, le novità e le decisioni aziendali ecc. Per comunicare efficacemente con un pubblico, ci sono alcuni punti chiave da seguire:

• Crea un layout attraente: l'aspetto visivo dello stand fiera è molto importante, in quanto attira l'attenzione dei visitatori e li invita ad avvicinarsi. Utilizza colori vivaci e un design accattivante per attirare l'attenzione.
• Mostra chiaramente i prodotti o i servizi offerti: i visitatori devono essere in grado di comprendere rapidamente che cosa offre la tua azienda. Utilizza dispositivi di digital signage nei tuoi allestimenti fieristici per mostrare prodotti, servizi e promozioni in modo chiaro e strabiliante: ologrammi 3D, monitor professionali o ledwall per esempio.
• Crea un'esperienza interattiva: con i dispositivi appena citati hai a disposizione stand fieristici innovativi, per fornire un'esperienza interattiva ai tuoi visitatori, per coinvolgerli e fargli ricordare la tua azienda.
• Assicurati l’aiuto di personale preparato: il personale dello stand dovrebbe essere ben preparato e in grado di rispondere alle domande dei visitatori. Inoltre, dovrebbero essere cordiali e disponibili ad aiutare i visitatori a scoprire di più sulla tua azienda.
• Prepara uno stand fiera accogliente: un'atmosfera ospitale è di grande aiuto, per esempio offrire una zona relax e una buona illuminazione può aiutare a creare un'esperienza piacevole per i visitatori e aumentare la loro probabilità di fermarsi e parlare con il tuo personale.
• Fornisci materiale promozionale e informativo, gli stand fiere più gettonati hanno sempre brochure, volantini e gadget da regalare agli avventori.

Comunicare efficacemente con il tuo pubblico significa aumentare sensibilmente la probabilità di generare nuovi affari.

La teca olografica per stand fiera

Noi di Vetrina Digitale abbiamo sviluppato una teca olografica perfetta per tutti i tipi di allestimenti fieristici, aziendali o privati. Tutto ciò che ti serve per attrarre il pubblico, incuriosirlo e convincerlo a interagire con lo staff degli stand fiere che hai organizzato può essere contenuto in una teca… o in più d’una, in base al tuo spazio e alle tue esigenze.

All’interno della teca puoi mostrare uno o più ologrammi 3D: il tuo logo, i tuoi prodotti, dettagli meccanici, una linea di produzione, un avatar (umano o cartoon) che parla, quello che meglio si adatta alle tue esigenze di comunicazione.

La teca sposa una filosofia molto chiara, che è quella che chi la usa non deve saper fare nulla: si può appoggiare ovunque - per esempio un ripiano dello stand fiera - e una volta accesa parte la riproduzione e l’eventuale interazione con il pubblico.